Die digitale Arbeitswelt kann manchmal verwirrend sein – besonders, wenn es um die richtige Ablage von Dateien in Microsoft 365 geht. Viele Nutzer stehen vor der Frage: Wo speichere ich was? Teams, SharePoint, OneDrive – und was ist eigentlich ein privater Kanal? Um das verständlich zu machen, nutze ich fünf Analogien aus dem Büroalltag. Sie helfen, die Funktionen und Einsatzbereiche der verschiedenen Tools greifbar zu machen.

Diese Analogie will ich euch heute im Rahmen der Serie “Eggs of Knowledge” vom MVP-Treff↗ nahebringen. Schaut da mal vorbei, es da könnt ihr noch viele weitere spannende EInblicke zu Projekten, Best Practices und Perspektiven rund um Microsoft 365, Copilot und Modern Work finden.

Rollcontainer – Dein persönlicher Speicher: OneDrive

Stell dir deinen Rollcontainer unter dem Schreibtisch vor: Er gehört nur dir, du kannst ihn abschließen und alles darin ablegen – von Akten bis zur Banane. Es gibt keine vorgeschriebene Ordnung, und niemand außer dir hat Zugriff. In der digitalen Welt entspricht das dem OneDrive: Dein persönlicher Speicherplatz, in dem du alles ablegen kannst, was du möchtest. Wichtig: Wenn du das Unternehmen verlässt, wird der Rollcontainer geleert und die Inhalte vernichtet – genauso wird dein OneDrive gelöscht und die Dateien gehen verloren. Für langfristige Unternehmensdaten ist OneDrive daher nicht geeignet.

Aktenschrank – Gemeinsame Ordnung: SharePoint

Der Aktenschrank steht im Flur und ist für alle zugänglich. Hier gibt es eine klare Ordnung, auf die sich das Team geeinigt hat – zum Beispiel nach Jahren sortiert. Die Akten bleiben auch nach deinem Ausscheiden im Unternehmen erhalten. SharePoint ist das digitale Pendant: Thematisch geordnete Speicherorte, auf die mehrere Personen zugreifen können. Die Inhalte sind nicht an einzelne Nutzer gebunden und überdauern deren Zeit im Unternehmen. SharePoint eignet sich für langfristige, teamübergreifende Dokumentenablage.

Projektraum – Zusammenarbeit auf Zeit: Microsoft Teams Team

Ein Projektraum ist ein temporärer Raum, in dem ein Projektteam zusammenkommt, gemeinsam arbeitet und kollaboriert. Hier können Aktenschränke, Kalender und Aufgabenlisten aufgestellt werden – alles, was für das Projekt relevant ist. Die Tür ist abschließbar, nur das Projektteam hat Zugang. Microsoft Teams bildet diesen Projektraum digital ab: Ein Team kann gemeinsam auf Ressourcen wie SharePoint, Planner und Kalender zugreifen und jedes Teammitglied hat automatisch Zugriff auf alle Ressourcen im Team. Die Zusammenarbeit ist effizient und auf das Projekt zugeschnitten.

Abgeschlossene Ecke im Projektraum – Private Kanäle in Teams

Im Projektraum größerer Projekte gibt es manchmal eine kleine, abgeschlossene Ecke – zum Beispiel für die Projektleitung. Hier sind bestimmte Akten und Informationen nur für ausgewählte Personen zugänglich. Um dorthin zu gelangen, muss man aber grundsätzlich immer zuerst durch den Projektraum. In den den privaten Raum zu gelangen, ohne den Projektraum zu durchqueren, ist unmöglich. Private Kanäle in Teams funktionieren genauso: Sie sind abgetrennte Bereiche innerhalb eines Teams, zugänglich nur für bestimmte Mitglieder. Man kann niemanden nur in den privaten Kanal einladen, man muss immer durch das Team dorthin gelangen. Auch stehen dort einige Funktionen wie etwa der Microsoft Planner nicht zur Verfügung – So wie auch die kleine abgeschlossene Ecke im Projektraum kein vollwertiger Raum ist und man dort auch nicht alles machen kann, da man dort ggf. keine echten Wände hat, sondern vielleicht nur Glasscheiben, die die Ecke vom Projektraum trennen.

Meetingraum – Temporärer Austausch: Microsoft Teams Meetings

Meeting Ein Meetingraum wird für Besprechungen genutzt. Die Teilnehmer bringen ihre Unterlagen mit, tauschen sich aus und nehmen die Akten danach wieder mit zurück ins Büro. Im Meetingraum bleibt nichts dauerhaft liegen. Microsoft Teams Meetings sind das digitale Äquivalent: Dateien können während des Meetings geteilt und bearbeitet werden, sind aber nicht für die dauerhafte Ablage gedacht. Nach dem Meeting sollten die Dateien wieder in den richtigen Aktenschrank (SharePoint) oder Rollcontainer (OneDrive) zurückgelegt werden. Den analogen Meetingraum solltet ihr ja auch in dem Zustand hinterlassen, in dem ihr ihn vorgefunden habt. Spätestens bei der Säuberung des Raumes werden dort dann ja auch dann alle Gegenstände entfernt, die da nicht hingehören.

Kurzgesagt

Ich hoffe, die Analogien haben euch ein wenig geholfen und ihr habt nun ein besseres Verständnis, wann man wo in M365 Dateien ablegen sollte. Ich fasse hier nochmal kurz zusammen:

OneDrive für persönliche, temporäre Dateien
SharePoint für teamübergreifende, langfristige Dokumente
Teams für projektbezogene Zusammenarbeit
Private Kanäle für vertrauliche Bereiche im Team
Meetings für den kurzfristigen Austausch